Les nombreux outils informatiques déployés par le comité régional méritaient que l'on consacre une journée complète à former ou perfectionner des personnes "référentes" par commission ou comité départemental.
Pas moins de 24 participants se sont inscrits à cette journée animée par David Gautheron et Jean-Pierre Montseny qui s'est déroulée dans les locaux rénovés et très adaptés de l'Espace Congrès à Albi.
Un remerciement tout particulier à Marc Daydé du Codep du Tarn qui a organisé toute la logistique.
Dès 9 heures chaque participant au clavier de son ordinateur portable relié par wifi aux outils web a pu (re) découvrir l'utilisation de l'interface de rédaction d'articles sur notre site www.ffessmpm.fr et peaufiner "on-line" des articles illustrés de photos et de vidéos.
Après toute la matinée consacrée aux site institutionnel , David et Jean-Pierre ont exposé les différents outils opérationnels du site https://gestion.ffessmpm.fr/ en service depuis plus de 2 ans , ceux en cours de finalisation imminente ainsi que les outils du futur.
Les différents annuaires en ligne, accessibles à tout licencié permettent de retrouver par carte et géolocalisation, un club une Sca ou un médecin, d'identifier et contacter un président de codep ou de commission tout en préservant l'anonymat en ne faisant jamais apparaitre d'adresse email en clair.
Les listes de diffusion, sont des outils de communication très efficaces : les listes utilisent les adresses e-mail , les brevets et qualifications de la base de données nationale FFESSM. Elles sont automatiques , c'est à dire quelles s'auto-alimentent à chaque licencié nouvellement breveté ; elles filtrent par brevet ou fonction fédérale, par commission ou par département : chaque liste de diffusion est une simple adresse email qu'il suffit de copier-coller comme destinataire dans un message.
Les annuaires des listes de diffusion accessibles sur le site permettent d'identifier et d'utiliser LA liste de diffusion souhaitée parmi les quelques 250 listes actuellemment à la disposition de notre comité régional, de ses 15 commissions , de nos 12 comités départementaux et leurs 76 commissions départementales : c'est considérable.
Jean-Pierre developpe les règles de bonne pratique de ces listes : chaque liste est gérée par des modérateurs ( exemple : un élu Codep ou un president de commission ) qui autorisent ou refusent la diffusion du message.
L'auto-limitation du nombre de messages envoyés et le regroupement d'infos permettront d'éviter des désabonnements par effet de saturation.
La création de listes spécifiques sur demande est également présentée.
Il est également annoncé la parution imminente ( courant Janvier ) de la Newsletter mensuelle du comité régional qui permettra de regrouper des infos en un seul message pour limiter l'excès de mails reçus et contribuer à une meilleure communication ( Newsletter sur abonnement ).
David expose ensuite un nouveau service offert aux clubs (codes d'accès nationaux) : la mise en ligne des factures ( édition et téléchargement).
Le scoop annoncé par David : la mise en ligne d'ici quelques jours du solde club à payer et du paiement par carte bancaire sur internet ( avec rappel des coordonnées RIB du comité paiement par virement bancaire et de l'adresse et ordre pour les classiques paiements par chèque) .
L'après-midi se poursuit par la présentation active des espaces partagés Nextcloud, un servcice CLOUD que le comité régional finance et gère pour son uage interne et pour la commission technique régionale en commission "pilote".
L'utilisation est désormais consolidée ; les commissions régionales et les Codeps qui le souhaitent peuvent obtenir un espace partagé Nextcloud sur demande.
Il est rapellé que ces espaces de stockage sont sécurisés en accès ( public en lecture, réservé en lecture et/ou écriture etc...) sont régulièrement sauvegardés et les droits sont entièrement paramétrables.
En cours de finalisation, David présente l'évolution du developpement de l'Agenda par comité et par commission avec aggrégation des agendas en un seul agenda global : l'outil de saisie des évènements est fonctionnel, l'outil de restitution sur le site n'est pas encore finalisé.
Enfin, à la demande de plusieurs participants une présentation succinte de la création et de l'utilisation des formulaires google est improvisée dans les 15 dernières minutes de la formation qui termine à l'heure prévue.
17 heures, départ de tous après les remerciements chaleureux des participants aux animateurs et organisateurs, ravis.
Liste des participants :
Aude : Jean-Pierre Houcke , Jacques Tixier ( Codep) , Laurent Maignot ( photo-Vidéo), Louis Flores ( Codep , PSM )
Gard : Nicole Fabiani (CTD, Codep) , Bernard Fabiani (Codep, CTR)
Gers : Catherine Trasfi, Sébastien Lapeyrere ( Codep)
Haute-Garonne : Olivier Ringwald (CTD, CDR) ,Virginie Duffau (Codep, CDR), Dominique Rajalot ( Codep) Sandrine Rougé-Boin ( Salarié Comité OPM), Joëlle Raboutou (CTS), Eric Bouchet ( CDR), Jean Sicre ( Archéo), Laurent Beigbeder ( Hockey)
Hautes-Pyrénées : Danièle Gamba-Kilhoffer, Hélène Dimbarbe ( Codep)
Hérault : Jean-Marie Briard ( Nap) , David Gautheron , Jean-Pierre Montseny ( Formateurs CDR)
Tarn : Pacal Auge ( Photo-vidéo) , Marc Daydé (Codep, CDR), Françoise Jegoux ( Codep)
Tarn et Garonne : Jean-Michel Ferrandez ( plongée souterraine)
Merci à tous.
Pour l'équipe d'animation
